Cara, Tahapan, dan Hal yang haru di Persiapkan
Sertifikasi ISO adalah bentuk pengakuan internasional terhadap sistem manajemen yang diterapkan oleh organisasi atau perusahaan. Di tengah persaingan bisnis yang makin ketat, memiliki sertifikat ISO menjadi keunggulan tersendiri. Tidak hanya meningkatkan kredibilitas perusahaan, tetapi juga menjadi syarat penting dalam berbagai proyek besar, baik swasta maupun pemerintahan.
Namun, mendapatkan sertifikat ISO bukanlah hal yang instan. Prosesnya membutuhkan pemahaman, persiapan matang, dan komitmen dari seluruh bagian organisasi. Artikel ini akan membahas secara lengkap dan detail cara mendapatkan sertifikat ISO, tahapan sertifikasi yang harus dilalui, serta hal-hal penting yang wajib dipersiapkan.
ISO (International Organization for Standardization) adalah badan internasional yang mengembangkan standar-standar global untuk berbagai industri. Sertifikasi ISO menunjukkan bahwa perusahaan Anda telah menerapkan sistem manajemen yang sesuai dengan standar internasional, seperti ISO 9001 untuk mutu, ISO 27001 untuk keamanan informasi, atau ISO 22000 untuk keamanan pangan.
Dengan memiliki sertifikat ISO, perusahaan Anda akan:
Meningkatkan kepercayaan pelanggan karena sistem Anda dinilai profesional dan andal
Mempermudah akses ke pasar internasional karena ISO diakui secara global
Menjadi lebih kompetitif dalam tender dan kerja sama dengan perusahaan besar
Meningkatkan efisiensi internal karena proses kerja terdokumentasi dan terstandarisasi
📌 Baca juga: 10 Sertifikasi ISO Paling Populer di Indonesia
Untuk mempermudah Anda memahami keseluruhan proses, berikut kami jabarkan 12 langkah praktis yang bisa Anda ikuti agar proses sertifikasi ISO berjalan lancar dan efektif:
Langkah pertama adalah memilih jenis sertifikasi ISO yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, ISO 9001 untuk manajemen mutu, ISO 14001 untuk lingkungan, atau ISO 27001 untuk sistem keamanan informasi.
Cari tahu lembaga sertifikasi resmi yang diakreditasi oleh KAN (Komite Akreditasi Nasional). Konsultasi awal bertujuan untuk memahami kebutuhan, estimasi biaya, dan cakupan sistem manajemen yang akan dinilai.
Gap analysis adalah proses mengukur sejauh mana sistem manajemen yang sudah ada di perusahaan Anda dibandingkan dengan persyaratan standar ISO yang akan diadopsi. Ini membantu menentukan aspek mana yang harus diperbaiki.
Tim ini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh proses sertifikasi. Biasanya terdiri dari manajemen, staf operasional, hingga dokumentator. Penunjukan tim yang tepat akan mempercepat proses dan meningkatkan efektivitas.
Dokumentasi adalah bagian penting dalam sistem ISO. Anda perlu membuat prosedur kerja, instruksi kerja (IK), form standar, dan kebijakan organisasi yang sesuai dengan standar ISO.
Seluruh tim dan karyawan harus memahami tujuan sertifikasi dan bagaimana penerapannya di lapangan. Pelatihan bisa dilakukan oleh konsultan ISO atau lembaga pelatihan profesional.
Setelah dokumentasi dan pelatihan selesai, mulailah menjalankan sistem tersebut secara konsisten. Semua proses harus mengikuti SOP yang sudah ditetapkan.
Audit internal dilakukan untuk memastikan sistem berjalan sesuai dengan standar. Tim audit internal menilai apakah ada temuan atau ketidaksesuaian (non-conformity) yang harus diperbaiki sebelum audit eksternal.
Top manajemen harus meninjau kembali hasil implementasi dan audit internal. Rapat tinjauan ini penting untuk mengevaluasi efektivitas sistem dan kesiapan organisasi menuju sertifikasi.
Ajukan Permohonan ke Lembaga Sertifikasi
Jika semuanya telah dijalankan dengan baik, ajukan proses sertifikasi ke Lembaga Sertifikasi ISO (LSI). Pilih LSI yang diakreditasi resmi untuk menjamin legalitas sertifikat.
Audit dilakukan dalam dua tahap: Stage 1 (dokumen & kesiapan sistem) dan Stage 2 (penerapan sistem di lapangan). Jika tidak ada major finding, perusahaan Anda akan direkomendasikan mendapatkan sertifikat ISO.
Sertifikat ISO berlaku selama 3 tahun dengan audit pengawasan (surveillance audit) setiap tahun untuk memastikan sistem tetap berjalan dengan baik.
Download E-Book Panduan Lengkap nya disini
Setelah mengetahui gambaran langkah umum mendapatkan sertifikasi ISO, sekarang saatnya kita pahami secara lebih mendalam tahapan resmi yang berlaku dalam proses sertifikasi:
Tahapan sertifikasi bisa dirangkum sebagai berikut:
Identifikasi Kebutuhan ISO – Tentukan jenis ISO berdasarkan aktivitas utama perusahaan Anda.
Gap Analysis – Bandingkan sistem yang ada dengan standar ISO yang akan diterapkan.
Desain Sistem dan Dokumentasi – Susun dokumen SOP dan kebijakan sesuai standar.
Implementasi Sistem – Jalankan sistem secara nyata di seluruh bagian organisasi.
Audit Internal – Lakukan penilaian mandiri untuk mengukur kepatuhan.
Tinjauan Manajemen – Evaluasi menyeluruh oleh manajemen puncak.
Audit Eksternal – Verifikasi oleh lembaga sertifikasi independen.
Sertifikat & Surveillance Audit – Sertifikat berlaku 3 tahun dengan audit tahunan.
Sebelum memulai proses sertifikasi, ada beberapa hal penting yang perlu Anda persiapkan agar implementasi berjalan efisien dan tidak menemui hambatan di tengah jalan:
Komitmen Manajemen – Pimpinan perusahaan harus mendukung penuh proses ISO.
Anggaran yang Memadai – Biaya mencakup pelatihan, konsultan, dan audit eksternal.
Pembentukan Tim ISO – Tim yang kompeten mempercepat proses.
Pelatihan dan Pemahaman ISO – Karyawan perlu memahami standar dan perannya.
Dokumentasi Sistem – Prosedur kerja, form, dan kebijakan harus terdokumentasi.
Kesiapan Infrastruktur – Cek apakah fasilitas mendukung penerapan sistem.
Perencanaan Waktu – Buat timeline realistis agar proses berjalan efisien.
Masih punya pertanyaan tentang proses sertifikasi ISO? Berikut beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pelaku usaha:
Q: Berapa lama proses mendapatkan sertifikat ISO?
A: Umumnya 2–4 bulan tergantung kesiapan internal perusahaan.
Q: Apakah UMKM bisa mendapatkan sertifikat ISO?
A: Bisa. ISO bisa diterapkan di semua skala bisnis. Banyak UMKM yang sukses tersertifikasi ISO.
Q: Apakah wajib menggunakan konsultan ISO?
A: Tidak wajib, tapi sangat membantu jika internal belum familiar dengan standar.
Q: Apa itu surveillance audit?
A: Audit tahunan yang dilakukan selama masa berlaku sertifikat untuk memastikan sistem tetap berjalan.
Q: Bagaimana memilih Lembaga Sertifikasi yang terpercaya?
A: Pastikan lembaga tersebut terakreditasi oleh KAN atau badan akreditasi internasional.
Kini Anda sudah memahami bagaimana langkah-langkah, tahapan resmi, dan persiapan yang dibutuhkan untuk mendapatkan sertifikasi ISO.
Mendapatkan sertifikat ISO bukan hanya soal formalitas, tetapi bagian dari upaya membangun sistem kerja yang efisien, terpercaya, dan kompetitif. Dengan memahami langkah-langkah, tahapan, dan persiapan yang dibutuhkan, Anda bisa memulai proses sertifikasi dengan lebih percaya diri dan terarah.
